Toplantı Notu Tutmanın Püf Noktaları

Yapılan araştırmalara göre görüp işitilen birçok bilgi, sonrasında unutulabilirken yazılan bilgi ve hatırlatmalar akılda daha çok kalıyor. İş hayatının çok önemli bir parçası olan toplantılarda not tutmak ise iş yükünün düzenlenmesine, pratikleşmesine ve azalmasına yardımcı oluyor. Analiz gücünü de arttırdığı bilinen not tutma işlemi, zaman tasarrufunu da beraberinde getiriyor. Toplantılarda not tutmayı alışkanlık haline getirerek başarıya daha kolay ulaşabilirsiniz. Bunun için sizler için hazırladığımız bazı püf noktalarına göz atabilirsiniz.

Araç-Gereçlerinizi Tanıyın

Doğru araç-gereç tercihi, not alma işlemi için büyük önem taşır. Toplantı esnasında kimseye rahatsızlık vermeden ve kendiniz de zorlanmadan not tutabilmelisiniz. Bunun için çok büyük defterlerden ya da ses çıkartan dosya-kalem gibi araçlardan kaçının. Notlarınızın dağılıp kaybolması için küçük kağıtlara ya da post-it‘lerden değil notlarınızı tarihleri ile görebileceğiniz bir deftere yazın ya da not tuttuğunuz kağıtları bir dosyada toplayın. Düzenli bir defter ya da dosya, geçmişe dönük toplantılardaki notlara ulaşmanızı ve bu notları karşılaştırmanızı kolaylaştıracaktır.

Defterinizi spiralli olarak tercih etmek, sayfaları daha kolay çevirebileceğinizden size zamandan kazandırır. Kullanacağınız kalem ise mürekkep akıtan, sert uçlu bir kalem yerine ince, yumuşak uçlu olmalıdır.

Teknolojinin Gücünü Kullanın

Notlarınızı tablet kullanımıyla daha hızlı ve pratik olarak da tutabilirsiniz. Bu sayede tüm bilgi ve hatırlatmalar dijital ortama otomatik olarak aktarılacaktır. Tabletlerin özel kalemleri ve çeşitli uygulamaları sayesinde notlarınızı el yazısıyla da tutmanız da mümkün olur. Böylece hem toplantı esnasında hem de sonrasında zamandan kazanmış olursunuz. Ayrıca not tutmak için geliştirilen Evernote, Google Keep gibi dünyaca ünlü uygulamalardan da yararlanabilirsiniz.

Anahtar Kelimelere Odaklanın, Sembol ve Kısaltmalar Kullanın

Toplantı süresince konuşulanlar arasında fayda sağlayacak bilgileri not etmeniz, sonrasında notlarınızı incelerken değerlendirme yapmanızı kolaylaştırır. Her söyleneni not ederseniz, toplantı notlarınız bilgi kirliliğinden oluşacaktır. Konuşmacının ses tonundan, vurgu yaptığı yerlerden önemli bölümleri ayıklayabilirsiniz.

Not tutarken kendi yönteminizi geliştirmeniz de konuşulanları kağıda hızlıca aktarmanız için pratiklik sağlar. Cümleleri olduğu gibi yazmak yerine, kendi anlayabileceğiniz şekilde yazabilirsiniz. Uzun cümleler yerine anahtar kelimelere, bazı kısaltmalara ve ok, yıldız, check gibi işaretlere başvurabilirsiniz. Bu sayede hem zamandan kazanır hem de toplantının bir sonraki bölümünü kaçırmamış olursunuz. Yalnızca sizin anlayabileceğiniz ifadelerle kendinize mesajlar vererek bilginin hafızanıza daha kolay yerleşmesine de yardımcı olabilirsiniz.

Toplantı Sonrasında Notlarınızı Değerlendirin, Raporlayın

Toplantı notları tutmanın amacının, toplantı sonrasında bu notlardan yararlanmak olduğunu unutmayın. Bunun için, not tutarken sayfaya daima o günün tarihini ve toplantı amacını, yerini yazarak başlayın. Sayfaların yalnızca ön yüzünü kullanın. Böylece hem zamandan kazanmış hem de toplantı sonrasında notlarınızı daha rahat şekillendirme avantajını yakalamış olursunuz. Tek yüzünü kullandığınız için notlarınızı rahatça kesebilir, arasına ek sayfalar koyabilirsiniz. Toplantı notlarınızı renkli post-it veya sticker‘lar ile bölümlere ayırabilir, yapmanız gereken ya da gerçekleştirdiğiniz görevleri raporlayabilirsiniz. Renkli, fosforlu kalemler kullanarak dikkatinizi vermek istediğiniz yönü belirleyebilirsiniz. Bu sayede önemli işleri unutmadan eyleme dökebilir, bilgilerin kalıcılığını ise artırabilirsiniz.

Paylaş

Bunlar da İlginizi Çekebilir

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir