Ofislerin En Önemli İletişim Aracı: E-posta Nasıl Yazılmalı?

eposta-laptop

İş yerinde iletişimin en önemli aracıdır e-postalar. Bilgilendirme ya da görevlendirme amacı ile gün içinde pek çok kez e-posta gönderir veya alırız. Şirket içi ya da dışına gönderdiğimiz e-postaların amacına ulaşması ve hızlı geri dönüş sağlanması için, kurumsal e-posta yazmanın inceliklerine dikkat etmek gerekir. Şimdi başarılı bir iş ilişkisi geliştirmek ve devamlılığını sağlamak için, gönderdiğimiz e-postalarda dikkat edilmesi gereken noktaları sırasıyla inceleyelim.

E-postayı Kimin Gönderdiği Belli Olmalı

E-posta kullanıcısı hesap bilgilerini e-posta servis sağlayıcısına tanımlarken “ad soyad” bölümünü ciddiyetle düzenlemelidir. Bu alan sağlıklı doldurulmadığı için karşı taraf,  gönderenin ismini göremez.  E-posta alan kişi, gönderenin kim olduğunu tam anlayamadığı için gönderiyi tehlikeli görür ve e-postayı açmadan, doğrudan siler ya da okumayı erteler.

new-message

Yazdığınız E-postanın Konusunu Belirtiniz

E-posta gönderdiğinizde karşı taraf ilk olarak konu/subject bölümünü görecektir.  “Konusuz” – “no subject” e-postaların ciddiyetten uzak olduğu algısı sebebiyle okunmama ya da ertelenme ihtimalleri vardır. Hatta bu tip e-postalar “spam” olarak da algılanabilir. E-posta konusunu içeriği özetleyecek şekilde düzenlemeniz, bu ihtimalleri en aza indirecektir.

spam-emailSelamlayarak Başlayınız

Her e-postaya samimiyet derecenize ve e-postanın içeriğine paralel bir selamlama ile başlamanız önemlidir. Her ne kadar bilgisayar ortamındaki bir yazışmadan bahsediyor olsak da, karşımızdakinin bir insan olduğunu; duygu ve düşüncelerimizi aktarırken kelimelerden öteye gidemediğimizi asla unutmamalıyız. Resmi yazışmalar ve şirket içi ast üst iletişimi açısından kullanılacak selamlama cümlesine gereken özen gösterilmelidir.

helloAnlaşılır Dil ve Yazı Karakteri Kullanılmalı

Yazdığınız e-postada edebiyat parçalamaya kalkmak yapılabilecek en büyük hatalardan biridir. Anlatmak istediğinizi kısa ve öz bir şekilde anlatmaya çalışmalı ve dilbilgisi yazım kurallarına dikkat etmelisiniz. Uzun cümleler ve gereksiz kelimeler, gönderdiğiniz e-postanın anlaşılmasını zorlaştırabileceği için bu tarz anlatımlardan kaçınmaya çalışmalısınız.

Kullanacağınız yazı karakteri ve rengi de anlaşılabilir olması açısından önemlidir. Times New Roman, Comic Sans gibi yazı karakterleri zor okunur. En uygun olanı Arial’dir. Son dönemde Calibri de sık sık tercih edilmektedir. Yazı tipi boyutu olarak da 10 en uygun boyut olarak önerilmektedir.

eposta-yaz

Büyük Harf Kullanımına Dikkat Edilmeli

Tamamı büyük harflerle yazılan e-postalar karşı tarafa “bağırmak” anlamına geldiği için bu durum saygısızlık ve kabalık olarak algılanmaktadır. Yanlış anlaşılmalara sebep olmamak için e-posta yazarken tamamında büyük harf kullanmayınız. Gereken noktalarda yazınıza bir “gülen yüz” ekleyerek yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırmanız da mümkün.

E-posta gönderirken günlük hayatta olduğu gibi, kullanılan kelimelerde de nezaketi elden bırakmamak gerekir. Karşınızdaki ile samimiyet dereceniz ne olursa olsun, “sen” değil “siz” diye hitap ediniz.

Dosya Eki Boyutuna Dikkat Edilmeli

E-posta gönderirken bir defada en fazla ne kadar boyutta dosya gönderilebildiğini baştan öğrenmenizde fayda var.  Aksi takdirde göndermiş olduğunuz yüklü dosyalar hedefinize ulaşamaz ya da geç ulaşır. Bu tip dosyaları mümkünse bölerek veya FTP gibi kanallar üzerinden gönderebilirsiniz.

dosya

Mutlaka İmza Kullanılmalı

E-postalarınızda imza kullanmanız, sizin tam olarak kim olduğunuzu; hangi şirkette, hangi pozisyonda görev yaptığınızı gösterdiği için önemlidir.  İmzaya koyacağınız telefon, faks, adres, e-posta ve web adresi gibi diğer iletişim bilgileri, size farklı yollardan da ulaşılmasını sağlayacaktır.

Kullanılan e-posta imzası için tüm şirkette standart bir format oluşturulması, bireysel ve kurumsal imaj açısından çok önemlidir. Ayrıca, imzada karşı tarafın dikkatini başka taraflara çekebilecek özlü söz gibi uygulamalardan kaçınılmalıdır.

İçerikle imza arasına iyi dilekler ve esenlikler dileyen veda cümlesi yazarak e-postanızı gönderilebilir hale getirmenizde fayda var. İş ilişkilerinizin sağlıklı yürümesi açısından gerek gönderdiğiniz tüm e-postalarda, gerek şirketlerin e-posta pazarlama stratejilerinde bu tip noktalara dikkat edilmesi, iş hayatının en önemli iletişim aracı olan e-postayı daha verimli ve etkin kullanmanızı sağlayacaktır.

Paylaş

Bunlar da İlginizi Çekebilir

2 Yorum

  1. Tarık Elsever dedi ki:

    Gönderilen e-posta’da kullanılan dilin sade, konunun mümkün olduğunca kısa ve öz anlatılması gerçekten çok önemli. Çoğu zaman aldığımız e-postalar karşı tarafın iş ciddiyetini ve güvenilirliği konusunda ipucu verebiliyor.

  2. Aynur Şenyuva dedi ki:

    Çok güzel anlatım yapılmış ne zamandır doğru şekilde bunu yapmaya çalışıyordum sayenizde yapabildim. Teşekkürler.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir