İşyerinde Zamanı Etkin Kullanma Rehberi

Eğer bu yazıyı merak edip okumaya başladıysanız, siz ofislerdeki profesyonel kaytarıcılardan değilsiniz demektir. Hani şu ceketini sandalyeye asıp, bilgisayarını açıp masaya da birkaç kağıt atıp hemen dönecekmiş izlenimi veren ve tabiri caizse arazi olan ofis çalışanlarından söz ediyoruz. Yüksek olasılıkla sizin amacınız ise profesyonelce kaytarmak değil, en kısa zamanda en çok işi tamamlamak.

İşte bu ideali olanlar için iş yerlerinde zamanı en verimli şekilde kullanmak, esas hedeflerin başında geliyor. Zira başarılı olan insanların da çalışmaya daha az zaman ayırdıkları ancak buna karşın zamanı çok iyi kullandıkları için büyük başarılar elde ettikleri bilinir. Söylemek kolay, peki, ya gerçekleştirmek? Zamanı en verimli şekilde kullanmak zor mu? Aslında hayır. Sadece programlı bir gün geçirmek gerekiyor. Sizin için mini bir rehber hazırladık. Umuyoruz ki, faydasını hemen görmeye başlayacaksınız.

1- Planlı ve Programlı Bir Gün Geçirmek

zamani-planlamak

 

Zaman en doğru şekilde kullanmanın ön koşulu kendinizi günlük iş yaşamının akışına bırakmak değil. Masa başında, elleriniz klavyede ilham gelmesini beklemek hiç değil. Öncelikle her sabah ilk kahvenizi yudumlarken o gün hangi işleri yapacağınızı kağıda yazın. Yapılması gereken işleri öncelik sırasına göre listeleyin. Yazmanın gereksiz olduğunu düşünmeyin, kağıda dökmek programı harfiyen uygulamanızı sağlarken işe konsantre sürecinizi de kısaltıyor.

2- Gereksiz Kontrollerden Kendinizi Kurtarın

detayli-kontrol

Gün içerisinde çalıştığınız konu hakkında son derece dikkatli olmanız, iş bittiğinde defalarca kontrol etmenize gerek bırakmaz. Dikkatli bir şekilde çalışmanızı tamamlamanız için de tam bir konsantrasyon ile çalışmaya başlamanız gerekiyor. Yaptığınız bir çalışmayı kaç defa kontrol ettiğinizi ve bu iş için ne kadar zaman harcadığınızı düşünün. Ayırdığınız dakikaları farklı bir çalışma için kullanabilirsiniz. Bu yüzden dikkati elden bırakmayın ve tam bir konsantrasyon ile çalışmaya başlayın.

3- Öğle Yemeği Arasını Uzun Tutmayın

ofiste-yemek

Tüm iş yerlerinde en verimsiz geçen süre, öğle yemeği vakitleridir. Genelde yemek vakti yaklaştıkça hepimizin aklından geçen ne yiyeceği olmaktadır, ancak bu üzerinde çalışmakta olduğunuz işe odaklanmanızı engelleyecektir. Mümkün olabildiğince yemek saati gelmeden bugün ne yiyeceğinizi düşünmeyin, başta da belirttiğimiz gibi bu sizin veriminizi düşürecek ve günlük yetiştirmeniz gereken işlerinizin aksamasına neden olabilecektir.

4- Gün Sonunda 10 Dakika Hazırlık

10-dakika

Günü tamamlamadan önce son 10 dakikanızı yeni güne hazırlık için kullanın. Bir sonraki gün neler yapmanız gerektiğini düşünerek bir planlama yapmanız, yeni günde bu iş için ayırdığınız zamanı ortadan kaldırır. Elbette ekstra işler ve hesapta olmayan çalışmalar ya da aksilikler olacaktır. Ancak programlı bir çalışma gidişatı izlemeniz, hesapta olmayan sorunlar ve işler konusunda sizi rahatlatır. Daha az paniğe kapılır, daha az stres yaşarsınız.

5- Gereksiz Düşünceleri Sonraya Saklayın

zamani-yakalamak

Çalışanların büyük bölümü konsantrasyon güçlüğü çekmelerine neden olarak, iş dışındaki düşüncelerini ve sıkıntılarını gösteriyor. Bir başka deyişle gereksiz düşüncelere kapılmak, çalışmaların ertelenmesini beraberinde getiriyor. Haliyle zamanı verimli kullanmak da hayal oluyor. Oysa iş saatleri sırasında iş yaşamınıza, size özel saatlerde de özel yaşantınıza yoğunlaşmanız çok zor değil. Düşünce akışlarının da bir alışkanlığı olduğunu unutmayın. Tek yapmanız gereken kendinizi bu düşünce akışına alıştırmak ve bunu bir alışkanlık haline getirmek olacak.

6- Yeni Teknolojilere Açık Olun

yeni-teknolojiler

Teknolojiyi ve mesleki gelişmeleri de yakından takip edin. Sizin saatlerce zaman ayırmanıza neden olan bir çalışma, yeni bir bilgisayar programı sayesinde birkaç dakikada tamamlanabilir. Excel’de saatlerinizi alan bir işi birkaç formül bilgisi ile çok kısa sürelere inebilir. Bu teknolojiyi kullanabilmeniz için öncelikle haberdar olmanız gerekiyor.

Örneğin adımlardan oluşan ve takip gerektiren bir iş yapıyorsanız Trello ya da Asana gibi bir online servisi kullanarak işinizi bölümlendirebilir; her bölüm için kişilere görev ve termin tarihi atayabilirsiniz. Her seferinde beraber çalıştığınız kişileri telefonla arayarak ya da masasına giderek son durumumuz nedir diye sormak yerine online servise bakabilir ve tüm sorularınızı yine görevlendirmelerin altına yapabilirsiniz. İşyerlerinde bu tarz sistemler aynı zamanda sürecin hangi adımlarda duraksadığını da rahat bir şekilde göstermekte ve optimizasyon yapmanız gereken kısmı size açık bir şekilde vermektedir.

Özetle teknolojiyi sevin ve onu işinizde maksimum oranda kullanmaya özen gösterin.

Paylaş

Bunlar da İlginizi Çekebilir

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir