İş planı nasıl hazırlanır ve neden önemlidir?

“İş planı nedir?” sorusunun karşılığı tam olarak şöyle: Bir işi yapmaya başlamadan önce nasıl yapılacağına ve zamanlamalarına dair ayrıntılı karar verme sürecidir. İnsanların çalışma ve sosyal hayatları için çok önemli olan iş planı, kişinin zaman ve enerjisini doğru kullanmasını sağlar.

Herhangi bir projeyi tamamlamanın en önemli ve etkili başlangıcı olan iş planı hazırlamak, haritada yolculuğa başlamak gibidir. Projelerin genellikle hangi yönde ilerlediği bilinir, enerji ve kaynaklar da buna göre harcanır ancak plansız yapılan bu harcamalar genellikle fazla maliyetli olur. Bu da motivasyon bozukluğu, konsantrasyon eksikliği ve işin geç tamamlanması gibi durumlara yol açar. Bu gibi olumsuz durumlarla karşılaşmamak için işe başlamadan önce bir iş planı oluşturmak önemlidir.

Açık ve Ayrıntılı Bir İş Planı Neden Önemlidir?

Hazırlanan proje, bir fikir için iyileştirme çalışmaları ya da önemli bir toplantıdan evlilik törenine kadar birçok sürecin bir iş planı doğrultusunda yapılması çok önemlidir. Bunun en önemli nedenlerinden bir tanesi oluşabilecek handikapları elimine edebilmektir. Bir proje için en önemli handikap, oluşabilecek sürpriz engellerdir. Bu engelleri görebilmek için geniş bir perspektif gerekir. Çalışmanın planlanmış olması bu geniş perspektifi sağlayacağı gibi potansiyel zorlukların da önceden sezilmesine fırsat verir. Uygun ve ayrıntılı bir iş planı ile proje sorunsuz tamamlanabileceği gibi çalışan birden fazla görevi alıp üzerinde çalışma imkanı elde etmiş olur. Stratejik bir plan ile kişi doğru yolda olduğunun sağlamasını yapmaya ihtiyaç duymaz. Ancak doğru noktalarda doğru hamlelerin yapılması için uygun bir çerçeve ve iş aşamalarının oluşturulması önemlidir. Açık ve ayrıntılı bir iş planı ile sistematik olarak öncelikler belirlenir ve bu önceliklerin tamamlanması süreleri detaylandırılır. Böylelikle zaman, kaynak ve bütçeden uygun şekilde faydalanılmış olur.

İş Planında Zamanlamanın Büyük Rolü

İş planlarında genellikle kısa vadeli ve uzun vadeli aşamalar kaydedilir. Gün içinde yapılması gerekenlerin zamana göre listelenmesi, kişinin kendi performansını da test etmesini sağlayacaktır. Hangi işte ne kadar zaman harcandığı, eğitim ve performans arttırıcı motivasyon ihtiyaçlarının da net görülmesini sağlar. Uzun vadeli iş planlarında da kilometre taşları belirlenir ve bu kilometre taşları zamana yayılır. Verimlilik esasıyla yapılması gereken bu planlama esnasında yeni fikirler ve yöntemlere de açık olunması gerekmektedir. Net planlarda amaç hissi, kısa vadeli ve uzun vadeli hedeflere ulaşılma motivasyonu, kişisel ve kurumsal değerlendirme, geri dönüş analizleri için gerekli veriler de elde edilir.

İş Planı Hazırlanma Adımları

İş planı hazırlanırken öncelikli olarak projenin / işin SWOT analizinin yapılması gerekir. Başlangıçtan itibaren planlamanın doğru akışı için güçlü noktalar, zayıf noktalar, fırsatlar ve tehditlerin yazılması hem kişisel hem de kurumsal olarak daha net bir plan yapılmasını sağlar. Daha sonra iş planına geçilir.

İş planı hazırlanırken projenin tüm kapsamının, bileşenlerinin ve kurgusunun hazır olması gerekir. Proje detayları, yöntemleri ve zor sorulara verilecek yanıtların da biliniyor olması önemlidir. Ekipte görev alacak kişiler, rolleri ve aradaki iletişim rutinleri netleştirilmelidir. Projenin iş planından önce netleştirilmesi gereken bir konu da sponsor ve sponsor tarafından verilen süredir.

İş Planı Ön Çalışması ve Planın Oluşturulması

Daha sonra iş planı taslağı oluşturulur. Burada görevlerle ilişkili zaman dilimleri, kaynaklar hakkındaki fikirler, varsayımların listesi, bütçe ve son tarihi ile ilgili kesin listeler hazır olmalıdır. Bu listelerin, projenin hedefinden şaşmıyor olması da önemlidir. İş planı oluşturulmasının ön çalışmalarında ekibin katkısı planı daha gerçekçi hale getirir. Fikirler açık bir diyalogla paylaşılmalıdır. Bu durum, ekibin tüm üyelerinin aynı şekilde düşünmesini ve hedefe odaklanmasını sağlayacaktır.

Tüm bu ön çalışmalardan sonra iş planının yazılmasına geçilir. İyi bir çevrimiçi iş planlama aracı; düşüncelerin formüle edilmesi, akışın netleştirilmesi ve görev çakışmalarının önlenmesi için faydalıdır.

Öncelikle başlıklar ve sonraki görevler girilerek bölümlerdeki kilometre taşları oluşturulur. Her görev için hangi ekibin sorumlu olduğu belirlenir ve kaynaklar eklenir. Görev süreleri net olarak yazılır, her görevin başlangıç ve bitiş tarihi olmalıdır. Detaylar, iş planına eklenen notlar ile belirtilir. Ekibi motive etmek için iş planı; müşterinin, şirketin ya da hedefin logo ve görselleri ile süslenebilir.

Paylaş

Bunlar da İlginizi Çekebilir

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir