İş hayatında en sık kullanılan iletişim araçları arasında yer alan e-posta, kimi zaman işlerimizi kolayca halletmemize yardımcı olurken kimi zaman da yanlış anlaşılmalardan kaynaklı irili ufaklı sorunlara neden olabiliyor. E-posta yazımında en çok yapılan 5 iletişim hatasını öğrenerek iş yaşamında gerçekleşebilecek anlaşmazlıkların önüne geçebilirsiniz.
1-Nezaketi Unutup Sadece Konuya Odaklanmak
Karşılıklı iletişimin en önemli kurallarından biri olan nezaket, e-posta iletişiminde de büyük önem taşıyor. E-postayı yazmadan önce “Merhaba, günaydın” gibi bir selamlaşma ile başlamanız iyi bir izlenim yaratıyor. Daha önce iletişim kurulmuşsa “Nasılsınız?” şeklinde kısaca hal hatır sormak da karşınızdaki kişiyi motive edebilir. Genel olarak emir ifadelerinin kullanılmadığı, teşekkür etmenin unutulmadığı, “İyi çalışmalar, kolaylıklar” şeklinde yine motive edici bir temenni ile biten e-postalar, karşı tarafta sizin adınıza olumlu bir etki bırakıyor.
2-Karmaşık, Yazım Kurallarının Dikkate Alınmadığı Metinler Hazırlamak
Türkçe’yi en doğru şekilde kullanmak hem karşı tarafın sizi daha iyi anlamasına yardımcı oluyor hem de işinize verdiğiniz önemi gösteriyor. Bu nedenle karmaşık, iletilmesi gereken konunun sıralı bir şekilde anlatılmadığı, yazım ve imla hatalarıyla dolu bir metin işin ciddiyetini dahi gölgede bırakabiliyor. Acele ile sadece büyük harflerle yazıp yolladığınız e-postanız karşı tarafta agresif bir metin olarak algılanabiliyor. E-postanın konu bölümüne ana fikri yansıtmayan, öylesine yazılmış başlıklar da yine yanlış anlaşılmalara sebep olabiliyor.
3- Alıcılar Arasında Bulunmayan Kişileri de E-Postaya Dahil Etmek
E-posta yazarken alıcılarınız arasında bulunmayan kişileri ilgilendiren işler hakkında bilgi vermek ya da bu kişiler hakkında yorum yapmak halihazırda tamamlamaya çalıştığınız süreçte karışıklıklar yaratabiliyor. Hatta kimi zaman sürecin dışında olan kişi, bu tip e-postalar yüzünden zor durumda kalabiliyor. Dolayısıyla metinde sadece alıcılarınıza hitap etmeniz, onların iş planlaması hakkında yorum yapıp bilgi istemeniz daha sağlıklı bir iletişim kurmanız için büyük önem taşıyor.
4- “CC” Alanını Bilgilendirme Yerine Şikayet için Kullanmak
Özellikle işe yeni başlayan ya da sorumluluk almaktan çekinen çalışanlar, anlaşmazlık yaşanan durumlarda “CC” alanına yönetici kadrosundan birini ekleyerek problemin kolayca çözüleceğini düşünebiliyor. Ancak doğrudan soruna odaklanıp sorunu çözmeye çalışmak, bu şekilde de olmuyorsa üstünüze durumu doğrudan ve özel bir şekilde anlatmak sorunların büyümesini engelliyor.
5- Profesyonelliğinizi Gölgede Bırakacak Davranışlarda Bulunmak
İş yaşamında profesyonel davranmak iletişim kurduğunuz kişinin sizi ve işinizi ciddiye almasına yardımcı olur. Kişisel e-posta yerine kurumsal bir e-posta kullanarak, imalı, abartılı ifadelerden kaçınarak alaycı tavırlardan uzak durarak profesyonel bir duruş sergileyebilirsiniz.
