İş Yaşamında E-Posta ile İletişimde Kaçınılması Gereken 5 Kelime

Kurumsal iş hayatındaki yazılı iletişimin önemli bir kısmını oluşturan e-postalarda kullanılan bazı kelimeler yanlış anlaşılmalara neden olabiliyor. Sözlü iletişimde kullanıldığında oldukça normal görülen bir kelime, yazılı iletişimde farklı anlamlara çekilebiliyor.

İş hayatında, özellikle masa başı çalışanların bir günde onlarca kez alıp gönderdiği en önemli iletişim aracı olan e-postalarda kullanılan bazı sözcükler, gerçekleştirilen iletişimi olumsuz yönde etkileyebiliyor. Günlük hayatta kullanımı son derece normal ve sıradan olan bazı kelimeler, jest ve mimiklerin yer almadığı yazılı iletişim sürecinde kullanıldığında bir takım sıkıntıları da beraberinde getirebiliyor. İşte profesyonel iş hayatında kullanmaktan kaçınmanız gereken 5 kelime…

-İyi

Teknik olarak olumlu bir anlam taşıyan “iyi” sözcüğü, ses tonu ve mimik gibi iletişimi oluşturan önemli parçaların yer almadığı yazılı iletişimde kullanıldığında karşıdaki kişide onun yetkin görülmediği ve yaptığı işin yetersiz olduğu yönünde bir algı yaratabiliyor. E-posta gönderirken “iyi” kelimesinin yerine anlatılmak isteneni açıkça ifade eden ibarelere yer vererek olası yanlış anlaşılmaların önüne geçebilirsiniz.

Bir emailde geçen “performans yönetimi ile ilgili sunumu nasıl buldunuz?” sorusuna verilecek olumlu bir cevabı “iyiydi” şeklinde vermek yerine “yapılan sunumu yeterli ve başarılı buldum” demek iş iletişimini olumlu yönde etkileyecektir.

-Hayır

Olumsuz bir anlama sahip olan “hayır” kelimesi, iletişimde sıklıkla kullanılan ifadeler arasında yer alıyor. “Hayır” kelimesi, e-posta gibi bir yazılı iletişim ortamında karşıdaki kişide kendisine sert ve kaba bir şekilde davranıldığı hissi uyandırabiliyor. İş hayatında e-posta gönderirken “hayır” kelimesi yerine olumsuz durumu ben dili kullanarak ve karşıdaki kişinin fikirlerini önemseyerek açık cümlelerle belirtebilir, muhatap olduğunuz kişinin iş motivasyonunu artırabilirsiniz.

Departman bütçesi ile ilgili bir e-postaya cevap verirken “Hayır, bütçe konusunu bu dönem bir daha tartışmayalım” ifadesi yerine “Bütçe ile ilgili görüşlerinizi gelecek yılın bütçesi hazırlanırken tekrar değerlendirelim.” tarzında yumuşak bir ifade kullanabilirsiniz.

-Aslında

Yazılı iletişimde genellikle zıt veya karşıt bir görüşü ifade etmeden önce kullanılan “aslında” sözcüğü, profesyonel e-posta metinlerinde kullanıldığında gönderilen kişi tarafından düşmanca bir tavır olarak algılanabiliyor.  Bulunduğu cümleden çıkarıldığında cümlenin asıl anlamında bir değişiklik yaratmayan  “aslında” kelimesini profesyonel e-postalarda  kullanmaktan kaçınmak karşıdaki insanı kırmadan gerekli cevabın verilmesini sağlıyor.

Örnek olarak genel kurul toplantısı ile ilgili bir yazışmada, “Aslında, projeyi genel kurul toplantısından önce hazırlarsak daha iyi olur.” ifadesi yerine “Projeyi genel kurul toplantısından önce hazırlayalım.” ifadesini kullanmak karşıdaki kişi ile zıtlaşmadan fikrinizi açık bir şekilde anlatmanızı sağlayacaktır.

-Açıkçası

E-postalarda kullanıldığında diğer çalışanlar tarafından kibirlik ve kendini üstün görme ifadesi olarak algılanabilen “açıkçası” kelimesi, e-posta gönderilen kişide kendisinin yetersiz görüldüğü düşüncesinin oluşmasına neden olabiliyor. Yazılı iletişimi olumsuz etkileyen “açıkçası” kelimesinin e-posta metinlerinde kullanımını sınırlayarak istenmeyen iletişim kazalarının meydana gelmesini engelleyebilirsiniz.

Hazırladığı stratejik plan ile ilgili geri bildirim almak isteyen bir personele “Açıkçası kısa vadeli hedefler ile ilgili yerler yetersiz olmuş.” şeklinde cevap vermek yerine “Kısa vadeli hedefleri tekrar gözden geçirdikten sonra yönetim kuruluna sunabiliriz.” ifadesini kullanarak karşıdaki kişinin iş motivasyonunu artırabiliriz.

-Sayılır

Net ve kesin ifadelerin büyük önem taşıdığı iş ortamlarında “sayılır” sözcüğü gibi belirsizlik anlamı taşıyan bir kelimeyi kullanmak e-postayı gönderen kişinin olup bitenden bihaber olduğu algısı yaratabiliyor. E-postayı göndermeden önce bahsi geçen konu hakkında yeterli bilgiye sahip olmak ve “sayılır” kelimesi gibi muğlak bir anlama sahip olan kelimeleri kullanmaktan kaçınmak, çalışanların zihninde oluşabilecek olumsuz algıları engelleyerek güçlü bir iletişim ortamı yaratılmasına katkıda bulunuyor.

Yöneticinizin sizden bitirmeniz istediği bir rapor ile ilgili “Raporu bitirebildiniz mi?” sorusuna “Sayılır, son kısım üzerinde çalışıyoruz.” şeklinde kesin olmayan bir cevap yerine “Bir ve ikinci kısımları bitirdik, son kısım üzerinde çalışıyoruz.” şeklinde bir cevap vererek söz konusu duruma hakim olduğunuzu gösterebilirsiniz.

Paylaş

Bunlar da İlginizi Çekebilir

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir